Cómo montar un CRM en Notion gratis y desde cero (y dejar de perder clientes)

Piensa en el último lead que se te enfrió. Alguien interesado, una conversación prometedora… y luego la vida: otros proyectos, el día a día, y cuando te acordaste de hacer seguimiento ya era tarde o ni te acordaste. Ese cliente que no cerraste no se perdió por tu trabajo, se perdió por tu desorganización. Y duele, porque captarlo te costó esfuerzo.

El problema casi nunca es captar leads: es no hacerles seguimiento. Y eso pasa cuando tu información comercial vive en la cabeza, en notas sueltas y en hilos de email. La solución no es pagar 40 o 50 € al mes por un CRM cuando estás empezando. La solución, si ya usas Notion, es montar el tuyo. En esta guía te enseño cómo montar un CRM en Notion gratis y desde cero, paso a paso.

Qué es un CRM y por qué lo necesitas (aunque seas pequeño)

Un CRM (gestión de relaciones con clientes) es, en lo práctico, el sitio donde no se te pierde ningún cliente ni ninguna conversación: quién es, en qué punto está (lead, propuesta enviada, cliente), cuándo fue el último contacto y qué toca hacer ahora.

Mucha gente cree que un CRM es “cosa de empresas grandes”. Es justo al revés: cuanto más pequeño eres, menos margen tienes para perder oportunidades. Una empresa grande sobrevive a un lead olvidado; un freelance o una micro-agencia, no tanto. Si llevas tu seguimiento comercial en la memoria o en notas dispersas, tarde o temprano se cae algo: un presupuesto que no enviaste, un cliente al que no diste seguimiento, una renovación que se te pasó.

Un CRM —aunque seas una sola persona— convierte tu memoria en un sistema que no falla.

El coste oculto de no tener un CRM

Antes de montarlo, ponle número al problema:

• Oportunidades que se enfrían: cada lead sin seguimiento es dinero que dejaste sobre la mesa.
• Cero visibilidad: no sabes cuántas propuestas tienes vivas ni cuánto podrían valer, así que no puedes prever tu facturación.
• Decisiones a ciegas: sin datos de dónde vienen tus clientes, no sabes en qué canal invertir tu tiempo.
• Estrés: la sensación constante de “se me está olvidando algo” agota. Un sistema te devuelve la cabeza despejada.

Por qué montar un CRM en Notion en lugar de pagar uno

Si ya trabajas en Notion, montar ahí tu CRM tiene tres ventajas claras frente a contratar una herramienta:

• Coste cero: aprovechas la herramienta que ya usas, sin otra cuota mensual.
• Todo en un sitio: tu CRM vive junto a tus proyectos, notas y documentos. Un clic y tienes el contexto completo del cliente, no datos aislados en otra app.
• 100% a tu medida: defines tú los estados, los campos y las vistas. Nada de adaptarte a un software rígido pensado para otro tipo de negocio.

Cómo montar un CRM en Notion paso a paso

1. Crea la base de datos de Contactos

Crea una base de datos nueva llamada Clientes o Contactos. Es el corazón del CRM. Cada fila será una persona o empresa con la que tienes (o quieres tener) una relación comercial.

2. Añade las propiedades que no pueden faltar

• Nombre y datos de contacto (email, teléfono, empresa).
• Estado (selección): Lead · Contactado · Propuesta · Cliente · Perdido.
• Valor potencial (número): cuánto vale ese cliente o contrato.
• Próxima acción (texto) y Fecha de seguimiento (fecha): lo que evita que una oportunidad se enfríe.
• Origen (selección): de dónde salió (referido, web, LinkedIn…). Te dirá qué canal te trae clientes de verdad.
• Notas: el histórico de la relación, para llegar a cada conversación con contexto.

3. Crea el pipeline de ventas visual (vista kanban)

Aquí está la magia. Crea una vista de tablero (kanban) agrupada por el campo Estado. De golpe ves tu embudo completo —cuántos leads, cuántas propuestas, cuántos cerrados— y arrastras cada tarjeta de columna a columna según avanza. Es el mismo pipeline de ventas que venden los CRMs caros, dentro de tu Notion y gratis.

4. Monta la vista de “Seguimientos de hoy”

Crea una segunda vista (lista o tabla) filtrada por Fecha de seguimiento igual o anterior a hoy. Esa vista es tu lista diaria de llamadas y emails. Ábrela cada mañana y no se te enfría ninguna oportunidad. Es, posiblemente, la vista que más dinero te hará ganar de todo el sistema.

5. Crea un dashboard del CRM

Una página de inicio con tus vistas clave enlazadas: el pipeline kanban, los seguimientos del día y los clientes activos. Tu centro de control comercial en una sola pantalla, lista para abrir cada mañana.

Cómo hacer seguimiento de clientes sin que se enfríe ninguno

Con tu CRM en Notion, la rutina anti-olvidos es simple: cada vez que hablas con alguien, actualizas su Estado, escribes la Próxima acción y pones una Fecha de seguimiento. La vista de seguimientos hace el resto: te dice cada día a quién toca escribir o llamar. Disciplina mínima, resultados grandes. Es la diferencia entre “creo que tenía que llamar a alguien” y “hoy tengo que llamar a estas tres personas”.

CRM en Notion vs CRM de pago: ¿cuándo dar el salto?

Notion te sobra mientras gestionas decenas de clientes y haces tú el seguimiento. Plantéate un CRM de pago (HubSpot, Pipedrive) cuando necesites automatización comercial avanzada, secuencias de email a escala o un equipo de ventas con reporting complejo. Hasta entonces, pagar por eso es tirar el dinero: tendrás un Ferrari para ir a comprar el pan.

Un paso más: automatizar tu CRM

Cuando lo tengas rodado, puedes conectar el formulario de contacto de tu web para que cada nuevo lead entre directo a tu CRM de Notion, o recibir un aviso automático cuando un seguimiento venza. Eso ya es automatización —y ahorra mucho tiempo— pero el cimiento es el sistema que acabas de montar. Primero el orden; luego, la velocidad.

Conclusión: monta tu CRM hoy, no mañana

Cada día sin CRM es un día en el que puede enfriarse una oportunidad que te costó captar. No necesitas que sea perfecto: necesitas que exista y lo uses. Crea la base de Contactos, añade las propiedades clave, monta la vista kanban y la de seguimientos, y mete a tus clientes actuales. En una tarde tienes tu CRM en Notion funcionando y dejas de perder ventas por desorden.

Y si quieres saltarte la curva de aprendizaje, puedo montártelo: diseño tu CRM en Notion a la medida de tu proceso comercial y te lo dejo listo para usar. Déjame tus datos abajo y lo vemos.

Preguntas frecuentes

¿Se puede usar Notion como CRM?

Sí. Notion funciona perfectamente como CRM para freelancers y pequeños equipos: con una base de datos de clientes, estados de pipeline y vistas filtradas tienes seguimiento comercial completo sin pagar una herramienta aparte. Para equipos de ventas grandes con automatización avanzada puede quedarse corto, pero para gestionar tu cartera es más que suficiente.

¿Es gratis montar un CRM en Notion?

Sí. El plan gratuito de Notion permite montar un CRM completo para uso individual. Solo necesitarías el plan de pago (desde unos 10 € al mes) si quieres compartirlo con un equipo y controlar permisos.

¿Qué debe tener un CRM en Notion?

Como mínimo: una base de datos de contactos con nombre y datos de contacto, un campo de estado (lead, contactado, propuesta, cliente, perdido), valor potencial, próxima acción y fecha de seguimiento, origen del contacto y un campo de notas con el histórico. Con eso ya tienes un pipeline funcional.

¿Notion CRM o un CRM de pago como HubSpot?

Si estás empezando o gestionas pocas decenas de clientes, Notion te ahorra la cuota y centraliza el CRM con el resto de tu trabajo. Plantéate un CRM de pago como HubSpot o Pipedrive cuando necesites automatización comercial avanzada, integración de email a escala o un equipo de ventas con reporting complejo.

¿Cómo hago el seguimiento de clientes en Notion?

Crea una propiedad de fecha 'Próximo seguimiento' y una vista filtrada que muestre los contactos cuya fecha sea hoy o anterior. Esa vista se convierte en tu lista diaria de llamadas y emails, y evita que ninguna oportunidad se enfríe por olvido.

¿Cuánto se tarda en montar un CRM en Notion?

Una versión funcional se monta en una tarde: crear la base de datos de contactos, definir los estados, montar la vista kanban y la de seguimientos. Lo importante no es que sea perfecto desde el día uno, sino empezar a usarlo cuanto antes.